Salesforce Compliance & Automatisierung des Dokumenten-Workflows

Jedes Salesforce-Dokument nachweisbar machen

Von Angeboten und Verträgen bis hin zu Service-E-Mails und ausgehenden Nachrichten – Salesforce enthält wichtige Geschäftsinhalte. Dennoch verwalten die meisten Unternehmen diese Inhalte immer noch manuell und riskieren damit die Nichteinhaltung von Vorschriften, Ineffizienz und Datenverlust.
Mit QPES und OpenText erhalten Sie Information Governance Management und Lifecycle Management (IGM/CLM) direkt in Ihr Salesforce-Ökosystem eingebettet.

Warum QPES + OpenText für Salesforce?

Reduzieren Sie die Kosten für die Dokumentenablage und erweitern Sie gleichzeitig Ihre Möglichkeiten der Dokumentenverwaltung.
QPES als Ihr End-to-End-Dienstleister – von der Beratung über die Implementierung bis zum Support
Partnerschaft mit BearingPoint für strategische IGM/CLM-Frameworks
Zertifizierte Salesforce OpenText-Integrationen für regulierte Branchen

Wie es funktioniert

Eingehende Dokumente werden über OpenText Core Capture erfasst.
Automatisch in Salesforce-Objekte mit korrekten Metadaten weitergeleitet
Gespeichert und verwaltet in OpenText Core Content für eine vollständige Kontrolle des Lebenszyklus
Ausgehende Inhalte (Verträge, Benachrichtigungen), die über OpenText Communications generiert und archiviert werden

Anwendungsfall: Intelligente Dokumentenkontrolle in Salesforce für eine globale Finanzorganisation

Kundenprofil (Anonymisiert)

Ein globales Finanzinstitut, das in über 12 Ländern tätig ist und eine komplexe Mischung aus Privatkunden, privaten und institutionellen Kunden verwaltet. Das Salesforce-Ökosystem unterstützte die Vertriebs- und Serviceteams, aber es fehlte eine skalierbare Dokumentenverwaltung.

Die Herausforderung

Das Unternehmen erstellte und empfing Tausende von Dokumenten über Salesforce – darunter Kundenverträge, Einführungsformulare und behördliche Offenlegungen – aber:

Die Dokumente wurden manuell hochgeladen und uneinheitlich benannt
Es gab keine automatische Archivierung für ausgehende Kommunikation
Sensible Inhalte waren verstreut und es fehlten Prüfpfade
GDPR und finanzielle Compliance-Standards waren in Gefahr

Die QPES-Lösung

1. Bewertung und Prozessmapping

QPES leitete eine vollständige Prüfung der Dokumenten-Workflows in Salesforce ein und identifizierte manuelle Engpässe, Compliance-Risiken und Frustrationen bei den Benutzern.

2. Integration von OpenText-Tools

Hauptinhalt: Ermöglicht die strukturierte Speicherung von Dokumenten in Salesforce-Datensätzen
Kern-Erfassung: Automatisierte Erfassung und Klassifizierung eingehender Dokumente (z.B. KYC, gescannte Verträge)
Kommunikationsmodul: Standardisierte ausgehende Vorlagen wie Verträge, Briefe und Auszüge – automatisch im richtigen Datensatz archiviert

3. Regeln für den Lebenszyklus von Dokumenten

Gemeinsam mit einem strategischen Partner implementierte QPES metadatengesteuerte Aufbewahrungsrichtlinien und stellte sicher, dass jedes Dokument einen definierten Eigentümer, eine Kategorie und einen Aufbewahrungszeitraum hat.

Das Ergebnis

100% automatisierte Archivierung für die Kommunikation mit dem Kunden
70% Zeitersparnis bei der Einarbeitung von Kunden
Vollständige Audit-Bereitschaft für alle Vertriebs- und Serviceteams
Nahtlose Dokumententransparenz für Compliance-Beauftragte, Vertrieb und Kundensupport
Bidirektionale Integration mit SAP und Mulesoft-fähigen Systemen

Warum es wichtig ist

Dieses Unternehmen verwandelte Salesforce in mehr als nur ein CRM – es wurde zu einer kontrollierten, revisionssicheren Dokumentendrehscheibe. Mit QPES wurden Silos beseitigt, die Dokumentenbearbeitung automatisiert und sichergestellt, dass jeder Vertrag, jede E-Mail und jedes Formular über eine Rückverfolgbarkeit und eine Lebenszykluslogik verfügt.

Anwendungsfälle in verschiedenen Branchen

Gesundheitswesen – Serviceanfragen von Patienten und Dokumenten-Workflows
Versicherung – Kundenanmeldung, Schadenbearbeitung und Vertragsarchivierung
Logistik – Angebot-zu-Auftrag-Dokumente und Einhaltung gesetzlicher Vorschriften
Banking – Revisionssichere Kundenkommunikation und KYC-Speicherung